Geschäftreise planen (inkl. kostenlose Checkliste)

Bevor es an die Organisation der Reise geht, sollten folgende Aspekte geklärt sein:

• Reiseziel
• Zweck der Geschäftsreise
• Anzahl der Personen, die auf Dienstreise gehen
• Dauer der Dienstreise
• gültige Ausweisdokumente (Ausweis, VISA, Bahncard usw.)
• ggf. Versicherungen
• ggf. Impfungen bei Auslandsreisen
• ggf. Vertretung in Abwesenheit
• Budget (Kostengrenzen)

Wer nicht sein*e eigene*r Chef*in ist, findet im Unternehmen in der Regel Reiserichtlinien vor, die mehr oder weniger streng eingehalten werden müssen. Meistens gibt es dann auch ein Office Management, bei dem alle Aufgaben rund um die Organisation der Geschäftsreise liegen. In kleineren Unternehmen liegt die Aufgabe oft bei der Personalleitung, in der Buchhaltung oder bei einem spezialisierten Reisebüro. So oder so: Genau diese Informationen werden gebraucht, um den Trip (kosten)effektiv zu planen.

Nun geht es an die eigentliche Organisation der Geschäftsreise. Wie gesagt: In vielen Unternehmen ist dafür nicht mehr der Reisende selbst zuständig – sondern Office oder Travel Manager, Personalabteilung oder Buchhaltung. Mit den notwendigen Fakten rund um den Businesstrip und den Reiserichtlinien des Unternehmens können sie sich alles rund um An- und Abreise, Unterkünfte oder Eintrittskarten und Reservierungen übernehmen.

Gibt es die Unterstützung nicht, kannst Du selbst den Fragenkatalog nutzen, um die Dienstreise Schritt für Schritt zu planen. Fange so früh wie möglich an, einerseits, um wenige Tage vorher Stress zu vermeiden, andererseits, weil Hotels oder Flüge bei früherer Buchung günstiger sind.

Was die Reisedurchführung angeht, kommt es nun ganz auf Dich an. Erstelle am besten einen detaillierten Ablaufplan für die Geschäftsreise. Besonders, wenn Du viele Termine unter einen Hut bringen musst, wird es Dich retten, so detailliert wie möglich geplant zu haben. Nutze Online-Kalender, in denen man Meetings, aber auch Zeiten für An- und Abreise oder Hotel Check-ins speichern kann. Ganz klassisch kannst Du aber auch alles in einem Notizbuch festhalten.

In den Notizen kannst Du auch festhalten, was für die Geschäftsreise inhaltlich wichtig ist. Welche Erwartungen gibt es an das Ergebnis der Reise? Was muss vorbereitet werden, um die Ergebnisse zu erreichen? Gibt es Dinge, die vorab besprochen, geklärt oder recherchiert werden müssen?

Bei Dienstreisen entstehen immer weitere Ausgaben, etwa Tankkosten, Parkplatzgebühren und Verpflegungskosten. Die Reisekostenübernahme sollte grundsätzlich ist im Arbeitsvertrag geregelt sein, denn Untermehmen sind gesetzlich nicht dazu verpflichtet, ihren Angestellten Auslagen im Rahmen einer Geschäftsreise zu erstatten, tun es in der Regel aber. Geregelt ist dann auch, ob Angestellte in Vorkasse gehen muss oder eine Firmenkreditkarte erhalten. Für beide Varianten ist es wichtig, Nachweise über alle Ausgaben aufzubewahren. Doch was ist erstattungsfähig?

• Transportkosten: Dazu gehören Tickets für Züge, Flüge oder öffentliche Verkehrsmittel. Auch Tankkosten werden erstattet, wenn für die Reise das private Fahrzeug genutzt wurde. Hier wird meistens mit einer Kilometerpauschale verrechnet.
• Unterbringungskosten: Wer eine mehrtägige Dienstreise antritt und in Hotel, Ferienwohnung oder AirBnB unterkommen muss, hat das Recht auf eine Übernachtungspauschale, insofern der Arbeitgebende nicht die Unterbringungskosten übernimmt. Wann und in welcher Höhe ein Anspruch auf Übernachtungsgeld besteht, erfährst Du auf der Website des Bundesverwaltungsamts. 
• Verpflegungskosten: Auch für die Verpflegung ist gesetzlich gesorgt: Wer Frühstück, Mittag- und Abendessen selbst zahlt, kann die Kosten zurückerstattet bekommen. Auch hier ist der Arbeitgebende gesetzlich nicht verpflichtet, sodass es oft betriebsinterne Regelungen gibt, was und in welcher Höhe eingereicht werden kann.
• Reisenebenkosten: Auch Parkplatzgebühren oder Telefonkosten können erstattet werden, wenn Du die Mehrkosten nachweisen kannst.

Übrigens: Solltest Du die Reise- oder Verpflegungskosten nicht vom Unternehmen zurückbekommen, kannst Du sie selbst steuerlich absetzen. Auch dafür benötigst Du die entsprechende Belege als Nachweis.

Die Reisekostenabrechnung war noch nicht der letzte Akt eines Businesstrips – die Reisenachbereitung ist es. Denn nach der Dienstreise und Kundenterminen, Meetings, Messen oder Konferenzen gilt es nun, die Ergebnisse zu dokumentieren. Das kann wichtig sein, um sie mit Vorgesetzen, bestimmten Kolleg*innen oder mit dem ganzen Team zu teilen oder auszuwerten.